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メールのビジネスマナー。仕事を円滑に進めるメールの書き方

2017年4月19日

メールのビジネスマナー。仕事を円滑に進めるメールの書き方

カテゴリ:

ビジネスメールにもマナーがある!

メールは、ビジネスには欠かせないコミュニケーションの必須アイテムです。メールを使わない業務の方が圧倒的に少ないでしょう。

にも関わらず、ビジネスメールの書き方や使い方のマナーを理解して、常に意識できている人はほとんどいないのではないでしょうか。

良いビジネスメールを送れるようになると、トラブルを未然に防ぎ、相手に好印象を与えることができます。

このページではビジネスメールの特性からマナーまで、あらゆる知識をご紹介していきます。

ビジネスメールの特性を知る

ビジネスに限らず、メールはコミュニケーションです。受け取った相手がどのような印象を持つかを考えて送らなければいけません。

好印象を持ってもらえるビジネスメールを作成するためには、メールの利点を最大限に活用することが重要です。そのために、メールの特性(長所・短所)を整理してみましょう。


<メールの長所>
・パソコンさえあれば、気軽に送受信できる
・送信から受信までの時差がごくわずか
・相手が特定の場所にいなくても送信できる
・受信したメールは必要な時に読める
・データを送信することができる
・履歴を追うことができる
・同時に複数の人に送ることができる

 


<メールの短所>
・パソコンがなければ利用できない
・コミュニケーションが簡素になる
・受信者が受信操作を行なわない限り、手元にメールが届かない
・内容を第三者に読まれる恐れがある

 

総括すると、メールを利用したコミュニケーションの長所は、思い立った時にすぐに連絡できる『スピーディーさ』と、情報の履歴が残り再確認等もしやすいという『記録性』の2つになります。

メールの『スピーディーさ』『記録性』を活かし、受け取る相手の視点に立ってビジネスメールを作成していきましょう!

ビジネスメールでのマナー3つのポイント

ビジネスメールのマナーとして、次の3つのポイントをしっかり押さえておきましょう。

1. 簡潔・正確・丁寧な文章を心がける

読みやすいメールは、相手の視点に立ち、『簡潔・正確・丁寧』に書かれています。以下のポイントを踏まえてビジネスメール文章を作成してみましょう。 


・送信先のアドレスに間違いはないか。
・ひと目で内容のわかる用件になっているか。
・相手の会社名、部署名、肩書、名前に間違いはないか。敬称はつけているか。
・誤字、脱字、当て字はないか。変換ミスはないか。固有名詞、数値に間違いはないか。
・第三者に見られてもよい内容か。
・文の趣旨がはっきりしているか。

 

これらのポイントは文章作成の際に留意することはもちろん、メールを送信する前に必ずチェックをする習慣づけが大切です。

2. メールは一往復半で終わらせるのが理想的

ビジネスをスピーディーに進めるために、効率的なやりとりを意識します。

「自分→相手→自分」の一往復半のやりとりで済むよう、必要事項をもらさず、簡潔にまとめるメール文章を書きましょう。

3. 返信はできるだけ早く、24時間以内が目安

メールを受け取ったら、返信メールを書くのが礼儀。「受け取りました」という返事でも失礼にはなりません。返信が早いと「仕事が早い」「仕事ができる」という印象につながります。できるだけ早く、アクションを起こしましょう。

返答に時間を要する時は「後程ご返事いたします」と入れるなどして、すぐに返信する習慣をつけましょう。

送信メールに返信が不要な場合は「このメールには返信は不要です」と一言添えると親切です。

メールトラブル防止のためのNG例8つ

ビジネスコミュニケーションにおいて、メールの手軽さ、スピーディーさに頼りすぎて、トラブルを招いてしまう場合もあります。

8つのNG行動例を以下に挙げました。これらの行動をしないようにするだけで、多くのトラブルを防ぐことができます。


▼ これはNG!
×自分に大きな落ち度がある場合は謝罪をメールで済まさない。話をする。
×切羽詰まった頼みごと、社内での休暇願や複雑な相談の場合、メールは避ける。
×緊急の場合はメールでなく、他の手段をとる。
×頻繁に私用メールのやりとりはしない。
×目上の人に対して顔文字を多用しない。
×cc(カーボンコピー)の乱用で不要な情報を送りつけない。
×個人情報を本人の承諾なしに第三者に教えない。メールアドレスも個人情報。ccを利用する時は注意する。
×感情的なメールを送信しない。相手の立場に立って冷静に読み返す。

 

ここまで、メールをビジネスで活用するにおいての心構えをお話してきました。

ここからは実践編です。基本のメールを作成してみましょう。

ビジネスメール・基本の書き方

ここでは、社外向けのビジネスメールの書き方を説明します。 

①宛先
誤送信しないよう、必ずチェックする。敬称がついているか確認する。

②CC・BCC
CC:同じ内容を複数人に送付する場合。直接知らない人のアドレスを書かない。
BCC:同じ内容を複数人に送付する場合。公開すべきでないアドレスがある場合はBCCで送る。

③件名
受信者が最初に目にするのが一覧となった件名リスト。件名だけで用件が伝わるようにする。 

  • 悪い例とその修正例
    • 打合せの件 ⇒ 4/10の打ち合せの件
    • ご報告 ⇒ 納期・価格設定のご報告

④本文
本文は、『書き出し』『名乗り』『用件』の3つの要素で構成されています。1つずつ内容を確認していきましょう。

1. 書き出し
メールの場合、送付先との関係において失礼にあたらない場合は、時候の挨拶は省略してかまわない。
「いつもお世話になっております」
「毎度ありがとうございます」など
※ 後述の『ビジネスメール書き出しの言葉集』を参考にしてください。

2. 名乗り

初めてメールのやり取りをする場合は、名乗りから。社名と個人名がわかるように記入。

3. 用件

  • 以下のポイントを意識して文章構成をする。
    • 案件は原則1メールに1案件にし、分かり易くする
    • 一画面で完結するよう心掛ける。20行、全角文字で1行35~38字程度が目安。
    • 長くなってもスクロールしないで最初の画面で重要なことがわかるよう、結論から先に書く。
    • 段落と段落の間には、1行空けると読みやすくなる。
    • 数字やアルファベットは、基本的には半角で表記。1文字使う時のみ、全角にすると綺麗にみえる。文字化けしやすい半角カタカナは避ける。
    • 基本的に全て左寄せでレイアウトする。
    • あいまいな表現は避ける
  • 悪い例とその修正例
    • なるべくはやく ⇒ ○○までに
    • この前 ⇒ ○○の際に
    • 本日中 ⇒ 18時までに
    • 今週中に ⇒ ○月○日(○曜日)までに
    • ○○の時にでも ⇒ ○○の時に(『でも』を削除)

⑤結び
挨拶に始まり、挨拶で終わる。「よろしくお願いいたします。」などの結びの言葉で締めくくる。

※ 後述の『ビジネスメール結びの言葉集』を参考にしてください。

⑥署名
<例>


————————————————————————–
株式会社 ○○○○
営業部 第一営業課
山田太郎 <t.yamada@customers-d.com>
〒○○-○○○○ 大阪市○○区○○町1-2-3
TEL:○○-○○-○○○○  FAX: ○○-○○-○○○○
————————————————————————–

ビジネスメールの署名では、名前、会社名、部署、メールアドレス、住所、電話番号、FAX番号などを記載する必要があります。

ビジネスメール書き出しの言葉集


▼ 社外の誰にでも
・いつもお世話になっております。
・貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
・いつもお引き立ていただき、ありがとうございます。
・いつもお手数をお掛けしております。

 


▼ 仕事相手へ
・ご無沙汰しております。
・先日はお世話になりました。
・先日はご馳走様でした。
・お久しぶりです。
・お代わりございませんか。
・いかがお過ごしでいらっしゃいますか。
・先日は、お付き合いくださり、誠にありがとうございました。

 


▼ 数日前に会った相手へ
・過日は、大変お世話になり、ありがとうございました。

 


▼ しばらく会ってない相手へ
・ご無沙汰しております。
・ご無沙汰ばかりで申し訳ございません。

 


▼ 会ったことのない相手へ
・突然のメールで失礼いたします。
・初めてメールを致します。

 


▼ 連絡した理由を述べる
・○○様よりメールアドレスを伺いご連絡いたしております。

 


▼ 電話で話した後にメールを送る場合
・先ほどはお電話にて失礼いたしました。

 

ビジネスメール結びの言葉集


▼ 仕事相手に
・何卒よろしくお願い申し上げます。
・何卒よろしくお願い致します。
・○○様によろしくお伝えください。
・今後とも、どうぞよろしくお願い致します。
・御礼まで
・お知らせまで
・ご連絡まで

 


▼ 簡潔に
・用件のみにて失礼します。

 


▼ はじめての相手に
・まずはご挨拶まで。

 


▼ 後日、連絡が必要な場合
・決まり次第ご連絡致します。
・分かり次第ご連絡致します。
・ご返信をお待ち申し上げております。
・恐れ入りますが、ご確認のうえご返答をお願い申し上げます。
・お手数ですが、ご一読のうえご返信をお願い致します。
・大変恐縮ですが、至急、ご返答をお願い致します。
・お手数ですが、○日(金)午前中までに、ご返信賜りますようお願い申し上げます。

 


▼ 返信が不要な場合
・なお、ご返信は不要です。
・特に問題がなければ、ご返信にはおよびません。
・何かご不明な点がございましたら、ご連絡くださいませ。

 

言葉『づかい』は言葉『遣い』。丁寧なメールには心遣いがある

先日、私共の公開セミナーにお申込み頂きました、ある企業の顧客満足課S課長から、セミナー参加者の氏名を知らせるメールを見て、とても感動しました。

まず、一目見て「読みやすい!そして美しい・・・」

私も長年、様々な方々とメールでやり取りしておりますが、ビジネスメールを見てこのような第一印象を持ったのは初めての出来事でした。ここで、そのメール文をお見せできないのが残念な程です。

「このメールは、何が違うのか?」

そんなことを考えながら、何度も何度も読み返してみました。

一つに、「メールの書き方のルールを守っていること」です。

宛先⇒書き出し⇒名乗り⇒本文(用件)⇒結び⇒署名

の流れに添って書かれているのは勿論のこと、


・一行の長さが適当であること。(一番長い行も29文字。全15行でした。)
・改行、一行空けを効果的に使っていること。
・参加者名を書き並べる際には、箇条書きを上手く活用し、また、振り仮名も添えていること。
・文章は「結論」から書かれおり、「詳細」は箇条書き、「理由」も分けて添えられていること。

と、全てが整っているのです。

そして何より、言葉遣いが丁寧なのです。

私共は、「言葉づかいは『遣い』です。『心遣い』と 同じ漢字を用います。」とよく研修の際にお話しします。このS課長の文面は、敬語を丁寧に、そしてビジネスらしく重ね過ぎずに程良く遣っていらっしゃいます。まさしく『心』を感じる文面だったのです。

この会社の方々が参加なさる公開セミナーは、まもなく開催されます。

どんな方々だろう…どんな会社だろう…と今からワクワクしています。

まとめ

メールは『スピーディーさ』『記録性』の高いコミュニケーションツールです。ビジネスメールの作成において、こうしたメールの特徴を捉えて文章を作成する必要があります。

言葉づかいは言葉遣い。言葉には心が表れるということを忘れずに、丁寧に文章を作成するように努めましょう。ビジネスマナーを覚えてきちんとしたビジネスメールを作成することで、受信者に好印象を与えることができます。

ほんの一つのビジネスメールでも、相手に様々な印象を与えます。その後のビジネスに好印象を与えるような、そんなメールを書きたいものです。

                                     〈吉田〉

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