カスタマーズ ディライト

大阪でCS研修・ES研修をご検討するなら株式会社
カスタマーズ ディライト

お問い合せ

06-4803-7747

平日 9:00〜18:00

コラム

  • HOME
  • コラム
  • ビジネス文書のマナー。社内外に通用する文書の書き方

ビジネス文書のマナー。社内外に通用する文書の書き方

2017年3月31日

ビジネス文書のマナー。社内外に通用する文書の書き方

カテゴリ:

ビジネス文書の重要性とビジネス文書作成スキル

会社では毎日、社内文書・社外文書からメール・電話伝言メモに至るまで、さまざまなビジネス文書が行き来します。

ビジネスには社内外の数多くの人が関係します。同じ仕事に携わっている人たち全員が仕事内容について共通認識を持っていなければ、仕事がスムーズに進みません。

関係するすべての部署や人に同じ情報を伝えるためには、誰でも理解しやすいビジネス文書の作成スキルが必要になります。

ビジネス文書の2つの役割

ビジネス文書スキルはおざなりにされがちですが、ビジネスを円滑に進めるために重要なスキルです。
ビジネス文書は、以下の2つの重要な役割があります。

〇正確な情報の伝達と共有
〇記録としての保存

「口頭でも構わない」と思われるかもしれません。しかし、文書には保存して後で内容を確認できるという利点があります。

打合せやミーティングに参加した全員が分かったつもりでいても、実はそれぞれ違う解釈をしていたということがあります。

そういったコミュニケーションのズレを防ぐためにも、打合せやミーティングの議事録をまとめることも重要な仕事の一つです。

メールなどを利用して議事録を共有すれば、コミュニケーションや解釈のズレも共有することができます。

ビジネスを円滑に進めるために、ビジネス文書作成スキルを磨きましょう!

ここでは、社内文書・伝言メモ・社外文書の基本の書き方をお伝えします。


ビジネス文書は目的に合わせて正確に書く!

どんな場合であってもビジネス文書で必須とされるのは以下の4つのポイントです。

〇事実を正確に記すこと
〇必要事項をもらさず書くこと
〇誰が読んでも、同じ理解ができること<
〇記録としての保存

この4つのポイントを押さえることは大前提として考えてください。

その上で「何のための文書なのか?」という『目的』を確認することがビジネス文書作成において重要なプロセスとなります。

目的によって変化するビジネス文書記載内容

文書には記録・報告・伝達・指示・案内などの目的があります。その目的に応じて、記載事項の優先順位を考えて書くことが大切です。

また、文書によって、体制(文語調、箇条書きなど)言葉遣い(「です・ます」あるいは「である」など)が違います。

こうした点を事前に確認してからビジネス文書を作成すると、体裁の整ったビジネス文書を作成することができます。

社内文書か社外文書かで変わるビジネス文書記載内容

ビジネス文書を大きくわけると『社内文書』と『社外文書』があります。

社内文書は発信する相手は社内の人です。効率的に必要な用件を伝えることが必要です。

一方、社外文書は発信する相手は取引先、お客様など社外の方々です。先方に敬意を表し、正確に意向を伝えることが不可欠となります。

基本的な内容は『目的』によって考えるべきですが、体裁を整えるという意味で社外か社内かを意識することはとても重要です。

こうした意識を常に持ってビジネス文書を作成するだけで、大きく出来上がりが違ってくるでしょう。


ビジネス文書作成で留意するべき7つのポイント

ビジネス文書を作成、共有する上で留意するべき7つのポイントをご紹介します。この7つのポイントを踏まえて情報を整理するだけで、大きく出来上がりが変わります。

①ビジネス文書は「起・承・転・結」ではなく⇒「結・起・承」で書く。
②5W2Hを踏まえて書く。
いつ(when)・どこで(where)・だれが、だれに(who)・なにを(what)・なぜ(why)
どのように(how)・いくらで、いくつ(how much , how many)
③箇条書きを利用する。
④正確に分かり易く書く。
⑤1つの文章は同じ文体で書く。
⑥礼儀を持って、丁寧に書く。
⑦一文にいくつもの用件を入れない。

上司の承認を得ることもビジネス文書には重要

ビジネス文書の作成には関係ありませんが、完成したビジネス文書は必ず上司の承認を得てから出すようにしましょう。

せっかく素晴らしいビジネス文書を作成できたとしても、上司の承認を得ていなかったというだけで
トラブルやクレームのもとになってしまうこともあります。

上司がいない場合は、同じ打合せに参加していた人や同じチーム・プロジェクトの人に確認をしてもらうといった作業もとても重要です。


社内ビジネス文書作成に重要な2つのポイント

社内文書は、社内に用件を「迅速に・正確に・簡潔に」伝えることが重要です。そのために重要なポイントが以下の2つになります。

○儀礼的な要素は省くこと(頭語・結語・末文など)
○箇条書きを用い、用件が一目でわかるようにすること

この2つのポイントを踏まえ、わかりやすいビジネス文書作成を心がけてみてください。

社内文書の基本例

様々な種類がありますが、大きく分けて『前付け』『本文』『付記』の3つの部分で構成されます。

前付け・・・日付、発信者、宛先など
本文 ・・・タイトル、用件など
付記 ・・・添付資料など

それでは、社内文書の例にこの3つを当てはめて見てみましょう。


図1社内文書例

まず『前付け』ですが、この例の場合1~4が前付けに当てはまります。

① 文書番号… 定められた方式による
② 日付… 発信年月日
③ 宛先… 個人宛ての場合は部署名、名前
④ 発信者名… 所属部課、氏名、印とする場合もある

次に『本文』。5~7が本文に当てはまります。

⑤ 件名… タイトルを入れる
⑥ 本文… 頭語、前文、末文、結語は省略する
⑦ 記書き… 箇条書きでまとめる

最後の『付記』が、8~10に当てはまります。

⑧ 付記… 追って書きや添付書類
⑨ この下にページがないという意味
⑩ 担当者名… 文書の発信者と担当者が異なる場合、担当者名と連絡先を記す

このように3つの構成部分を意識すれば、体裁の整った社内ビジネス文書を作成することができます。一度、ご自身の会社の社内文書をチェックして、この3つの構成に分けてみてください。

ここでポイント

・1文は短く!
  わかり易い文章の目安は1文40~50字ぐらいです。
・1文には1内容!
  書くべきことが複数ある時は、そのつど1文を起こします。
・用語、専門用語など正しく使う!
  専門用語、社内や業界で決められた言い回しや慣用語句を正しく使います。
・助詞を正確に使う!
  「て」「に」「を」「は」を正しく使います。
・書き終わったら、改めてチェック!
  読み手の視点から、わかりにくい表現はないか?誤字や脱字がないか?必ず見直します。


伝言メモも社内文書!ビジネス文書として意識しよう

新入社員が入社して間もなく作成する必要があり、戸惑いやすいビジネス文書が『電話応対の伝言メモ』です。

入社して間もなく慣れない電話を受けたものの、取り次ぐ相手が不在にしていることは多いもの。見様見真似で伝言メモを作成してみるも、肝心の内容が不明瞭で要領を得ず、かえって業務に支障が出てしまうなんてこともしばしば。

日々、時間に追われる業務をこなすビジネスの世界では、一瞬で内容が把握できるメモによって、仕事の効率アップを図ることができます。

伝言メモもビジネス文書の一つとして、書き方に注意をします。

まずは電話応対のスキルを身に付けよう

伝言メモはその名の通り、情報を伝えるためのメモです。そのため、まずは確実に情報を聞き取る電話応対のスキルが必要になります。

発信者の会社名、部署、名前、用件を確認するのは勿論のこと、折り返し連絡する際の連絡先、先方の都合(いつ頃までに返事が欲しいか?など)も確認しておきます。

そのうえで、以下の3つのポイントをチェックして伝言メモを作成しましょう。

〇簡潔にまとめること
〇分かり易く結論から書くこと
〇日付、時間、数量など正確に記すこと

伝言メモの作成例

もし伝言メモ専用の用紙がある場合は、そのメモ用紙の書式に従って記入すれば問題ありません。ここでは、そうした専用メモ用紙がない場合を想定して、伝言メモの書式例をご紹介します。


図2 伝言メモ

① 宛先
② 先方名… 名前の漢字が不確かな時は、カタカナで書く
〇〇様でも良いが、MR・MSを使うことで性別がわかる
③ 用件… 簡潔にまとめる
④ 日時… 例えば「明後日の・・・」と言われても、具体的な日付、曜日に直して書く
⑤ 時間… AM,PMを明確にする
⑥ 連絡先… 記載しておくと、メモを受け取った相手が、電話番号を調べ直さなくても良い
⑦ 受信日時… 日付だけでなく時間も書くことで、最新の情報か否かが判断できる
⑧ 受信者名… 「受」を入れることで受信者を明確にする

この8つを記載しておけば受け取った人もすぐに内容を理解することができます。デスクに置いておく場合は、風で飛ばされたり他の資料に紛れてわからなくなってしまったりといったトラブルが起こらない場所に置いておくといいですね。

ここでポイント

・メモには名前は3人!
   宛先、先方名、受信者名が揃っていますか?
・敬語は最小限に!
   文章で長く書くより、端的にすることで、一目で内容が理解できます。
・書き終わったら、改めてチェック!
  数字、日時、電話番号に間違いはないか?必ず見直します。


社外文書を作成しましょう!

社内文書では、能率的であり簡潔であることが優先されますが、社外文書では、「先方に敬意を表す、形式を整える、正確にわかり易く意向を伝える」ことが大切です。

社外文書は、たとえ個人名で出しても、あなたの会社そのものの印象に直結します。会社を代表して書いているという意識を持って作成しましょう。

○お客様、取引先とのコミュニケーションを図り、信頼関係を築くものと自覚すること
○言葉選びは慎重にすること
○一般的に、公的な意味が強いものは縦書きを用いること

社外文書の基本例

頭語→前文→主文→末文→結語の形式に則って書き進めます。ここでも社外文書の例を見ながら説明していきます。


図3 社外文書

① 頭語… 内容によって使い分ける 拝啓、再啓、拝復、前略など
② 前文… 時候の挨拶、安否に関する挨拶
③ 主文… 用件
④ 末文… 要旨のまとめ
⑤ 結語… 頭語と対応して使う 拝啓→敬具 前略→草々など

ここでポイント

・時候の挨拶で季節感を添える!
  旧暦の二十四節季と関係の深い言葉は、実際の季節の様子とずれる場合があるので注意しましょう。

・社交・儀礼の文書は自社の立場を考え書く!
  先方との関係をよく考慮し、趣旨に沿った内容にまとめます。

・書き終わったら、改めてチェック!
  読み手の視点から、わかりにくい表現はないか?誤字や脱字がないか?必ず見直します。


まとめ

いかがでしたか?
ここに挙げたビジネス文書は、基本の基本です。

日常の様々な業務の中では、種々の文書が用いられます。今では、フォーマットも簡単にダウンロードして使うことができます。上手に活用して円滑な仕事につなげてください。

どのフォーマットをベースに作成しても、その文書の先には、必ず相手がいます。相手にとってわかり易いだろうか?相手がどのように読むだろうか?相手がいつ手にするだろうか?

常に相手の立場に立って、考え作成すると必ず素晴らしい文書が完成することでしょう。

                                        〈吉田〉

  • 前の記事
  •  
  • 次の記事

企業、官公庁、金融機関、医療関係機関など実績多数。利益向上にコミット!!

カスタマーズディライトにお任せください。